Ustawa o doręczeniach elektronicznych
Styczeń 2021
Ustawa o doręczeniach
elektronicznych
Wyłączenie stosowania
doręczeń elektronicznych i hybrydowych
Adres do doręczeń
elektronicznych
Zmiany w kodeksie spółek
handlowych
Terminy stosowania
doręczeń elektronicznych i hybrydowych przez niektóre podmioty publiczne
22 grudnia 2020 roku w Dzienniku Ustaw ogłoszono o Ustawie z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych (dalej jako: „ustawa o doręczeniach”). Ustawa wejdzie w życie 1 lipca 2021 roku i stanowi krajowe odwzorowanie i uzupełnienie zasad wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi wskazanych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE (dalej jako: „rozporządzenie 910/2014”).
Ustawa o doręczeniach znajdzie zastosowanie w przypadku doręczeń przesyłek przez podmiot publiczny, czyli jednostkę sektora finansów publicznych, inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, osoby prawne utworzone w celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, związki ww. podmiotów oraz komornika sądowego (art. 2 pkt 6 ustawy o doręczeniach).
Ustawy nie stosuje się do doręczania korespondencji:
1. zawierającej informacje niejawne
2. w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i w konkursie prowadzonych w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych
3. w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym w oparciu o ustawę o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi
4. jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów.
Podmiotem niepublicznym jest osoba fizyczna i podmiot inny niż podmiot publiczny.
Ustawa o doręczeniach w zakresie definicji publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego odsyła do rozporządzenia 910/2014, zgodnie z którym wskazane wyrażenie „oznacza usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany” (art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014). W dalszej części opracowania ww. usługa będzie nazywana skrótowo „doręczeniem elektronicznym”.
Kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej również jako „kwalifikowane doręczenia elektroniczne”) to doręczenia elektroniczne, spełniające następujące wymogi:
1) są świadczone przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania;
2) z dużą dozą pewności zapewniają identyfikację nadawcy;
3) zapewniają identyfikację adresata przed dostarczeniem danych;
4) wysłanie i otrzymanie danych jest zabezpieczone zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych;
5) każda zmiana danych niezbędna do celów wysłania lub otrzymania danych jest wyraźnie wskazana nadawcy i adresatowi danych;
6) data i czas wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych są wskazane za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu.
Zgodnie z art. 4 ustawy o doręczeniach, podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. W przypadku gdy adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.
Wpis adresu elektronicznego do bazy adresów jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 ust. 1 ustawy o doręczeniach). Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, spoczywa na następujących podmiotach (art. 9 ustawy o doręczeniach):
1) adwokat wykonujący zawód;
2) radca prawny wykonujący zawód;
3) doradca podatkowy wykonujący zawód;
4) doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
5) rzecznik patentowy wykonujący zawód;
6) notariusz wykonujący zawód;
7) radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe;
8) podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS – przy czym podmiot wpisany do KRS przed 1 października 2021 roku obowiązany jest do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych przed 1 października 2022 roku (art. 151 ustawy o doręczeniach);
9) podmiot niepubliczny wpisany do CEIDG – przy czym powinien uzyskać wpis do bazy w terminie do 30 września 2026 roku (art. 152 ustawy o doręczeniach).
Inne niż wskazane powyżej podmioty niepubliczne mają prawo do posiadania adresu do doręczeń powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 10 ustawy o doręczeniach).
Podmiot niepubliczny, obowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, może zrezygnować z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i powiązanej z nią skrzynki do doręczeń pod warunkiem zapewnienia możliwości doręczania mu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego wpisany do bazy adresów elektronicznych (art. 23 ustawy o doręczeniach).
W przypadku podmiotów wpisanych do CEIDG i KRS, wpis do bazy adresów elektronicznych następuje automatycznie po uzyskaniu informacji z właściwego rejestru lub ewidencji (art. 28 ustawy o doręczeniach).
Ustawa o doręczeniach w zakresie definicji publicznej usługi hybrydowej odsyła do ustawy Prawo pocztowe. I tak, za publiczną usługę hybrydową uznamy przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej, jeśli nadawcą przesyłki jest podmiot publiczny. W dalszej części opracowania ww. usługa określana będzie skrótowo „doręczeniem hybrydowym”.
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej w przypadku (art. 5 ustawy o doręczeniach):
1) braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych albo
2) gdy posiada on wiedzę, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności.
Operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi (art. 46 ustawy o doręczeniach). Dniem nadania przesyłki jest dzień odebrania dokumentu elektronicznego przez operatora.
Przepisy dot. doręczeń elektronicznych i hybrydowych nie znajdą zastosowania, gdy:
1) podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
2) korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na:
a) brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych,
b) brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych,
c) konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy,
d) ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny,
e) ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny;
3) przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.
Zaznaczenia wymaga, iż istnienie ww. przesłanek wykluczających zastosowanie doręczenia elektronicznego bądź hybrydowego ocenia nadawca korespondencji (art. 6 ustawy o doręczeniach).
Adresem do doręczeń elektronicznych jest adres elektroniczny podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług (art. 2 pkt 1 ustawy o doręczeniach).
Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych następuje na podstawie wniosku lub automatycznie, po uzyskaniu przez ministra właściwego ds. informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do KRS lub CEIDG (art. 11 ustawy o doręczeniach).
Wniosek składa się z wykorzystaniem formularza internetowego.
Podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną obowiązany jest do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Administrator jest uprawniony do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz zarządzania skrzynką doręczeń (art. 19 ustawy o doręczeniach).
Dowód otrzymania korespondencji przesyłanej w ramach doręczenia elektronicznego i hybrydowego wystawiany jest po (art. 41 ustawy o doręczeniach):
1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego – przy czym za odebranie uważa się każde działanie adresata, powodujące, że dysponuje on dokumentem i może zapoznać się z jego treścią;
2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;
3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.
- od momentów wskazanych w punktach 1-3 powyżej korespondencję uznaje się za doręczoną.
Wprowadzenie doręczeń elektronicznych i hybrydowych wpłynie także na postępowanie cywilne. Wprowadzona zostanie możliwość wnoszenia pism procesowych na adres do doręczeń elektronicznych sądu (art. 125, dodany § 5 k.p.c.).
Jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają, doręczeń dokonuje się na adres do doręczeń elektronicznych, wpisany do bazy adresów elektronicznych, a w przypadku braku takiego adresu – na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, z którego adresat wniósł pismo. Doręczenia elektronicznego można dokonać wobec strony będącej osobą fizyczną tylko wtedy, gdy wniosła ona pismo z adresu do doręczeń elektronicznych albo wskazała ten adres jako adres do doręczeń. Nie dotyczy to doręczeń dla przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dodany art. 1312 k.p.c.).
Ustawa o doręczeniach w art. 90 nowelizuje ustawę z dnia 15 września 2000 roku - Kodeks spółek handlowych (dalej jako: „k.s.h.”), w szczególności w zakresie sposobu komunikacji Spółki ze wspólnikami. Wprowadzona zostanie możliwość doręczeń niektórych pism na adresy do doręczeń elektronicznych, przy czym należy odróżnić pojawiające się w regulacjach ww. kodeksu doręczenia pocztą elektroniczną od doręczeń elektronicznych – ilekroć w kodeksie jest mowa o doręczeniach na adres do doręczeń elektronicznych, taki zapis traktuje o doręczeniach w reżimie ustawy o doręczeniach, a nie o wysyłaniu korespondencji na adres pospolitej poczty elektronicznej (e-mail).
W prostej spółce akcyjnej możliwe będzie stosowanie doręczeń elektronicznych podczas wysyłania zaproszeń na walne zgromadzenie akcjonariuszy (art. 30087 § 1 k.s.h.).
W sprawach dotyczących spółki akcyjnej wskazana opcja doręczeń będzie dopuszczalna:
1. w zawiadomieniu akcjonariuszy o osiągnięciu lub utracie przez spółkę handlową pozycji dominującej w spółce akcyjnej – jeśli statut tak stanowi (art. 5 § 2 k.s.h.),
2. w ogłoszeniu wezwania o dokonaniu wpłat na akcje (art. 330 § 4 k.s.h.),
3. w wezwaniu akcjonariusza do spełnienia świadczenia w postaci wpłaty na akcje w przypadku zamiaru pozbawienia akcjonariusza praw udziałowych (art. 3311 § 1 k.s.h.),
4. w zawiadomieniu o pozbawieniu akcjonariusza praw udziałowych (art. 3311 § 4 k.s.h.),
5. w zawiadomieniu akcjonariuszy o walnym zgromadzeniu, jeśli wszystkie akcje są imienne (art. 402 § 3 k.s.h.),
6. w spółce publicznej do przesłania akcjonariuszowi na jego żądanie listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu (art. 407 § 11 k.s.h.),
7. w ogłoszeniu o emisji akcji objętych prawem poboru, jeśli wszystkie dotychczasowe akcje są imienne (art. 434 § 3 k.s.h.),
8. w zapisie subskrypcji składanym spółce przez subskrybenta (art. 437 § 1 k.s.h.),
9. w ogłoszeniu o niedojściu podwyższenia kapitału zakładowego do skutku i wezwaniu subskrybentów do odbioru wpłaconych kwot (art. 438 § 4 k.s.h.).
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością doręczenia elektroniczne będą możliwe w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników (jeśli wspólnik uprzednio wyraził na to zgodę – obok możliwości wysyłki zaproszenia na adres poczty elektronicznej e-mail, art. 238 § 1 k.s.h.).
Ponadto we wszystkich spółkach handlowych w zgłoszeniu tych spółek do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego będzie możliwość wyboru pomiędzy wskazaniem adresu, adresu do doręczeń bądź adresu do doręczeń elektronicznych w przypadku wspólników (w spółce jawnej), partnerów (w spółce partnerskiej), komplementariuszy (w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej), członków zarządu (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółce akcyjnej), likwidatorów (w spółce jawnej, spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, spółce akcyjnej) oraz jedynego wspólnika (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, odpowiednio: jedynego akcjonariusza w spółce akcyjnej).
W przypadku spółki akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej, będzie możliwość wyboru pomiędzy wskazaniem adresu, adresu do doręczeń bądź adresu do doręczeń elektronicznych w rejestrze akcjonariuszy, a w spółce akcyjnej – dodatkowo w świadectwie rejestrowym.
Ustawa o doręczeniach różnicuje daty wprowadzenia doręczeń elektronicznych i hybrydowych dla poszczególnych podmiotów publicznych w art. 155. W tym miejscu wskazane zostaną – w kolejności chronologicznej – daty związania podmiotów publicznych przepisami ustawy w zakresie stosowania doręczeń.
Od 1 października 2021 roku doręczenia elektroniczne lub hybrydowe będą stosować organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy.
Od 1 stycznia 2022 roku doręczenia elektroniczne lub hybrydowe będą stosować:
1) inne niż powyższe organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
2) ZUS i zarządzane przez niego fundusze oraz KRUS,
3) Narodowy Fundusz Zdrowia,
Od 1 stycznia 2023 roku doręczenia elektroniczne lub hybrydowe będą stosować:
1) Agencje wykonawcze,
2) Instytucje gospodarki budżetowej,
3) Państwowe fundusze celowe,
4) Samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
5) Uczelnie publiczne,
6) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,
7) Państwowe i samorządowe instytucje kultury,
8) Inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.
Od 1 października 2029 roku doręczenia elektroniczne lub hybrydowe będą stosować:
1) Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe,
2) Sądy i trybunały
3) Komornicy
4) Prokuratura
5) Organy ścigania
6) Służba Więzienna.
Inne niż wymienione powyżej podmioty publiczne będą stosować doręczenia elektroniczne lub hybrydowe od 1 stycznia 2025 roku.
Kancelaria Malinowski i Wspólnicy